Jeśli podjęta zostaje decyzja o zleceniu napisania programu, to nie powinien on być pozbyty określonych funkcji na przykład ze względu na wyższą cenę. Zwykle takie działania nie obniżają znacznie ceny a wyzbywają aplikację najważniejszej cechy oprogramowania na zamówienia – spełniania indywidualnych potrzeb w 100%. Można tutaj wspierać się faktami, że takie oprogramowanie na zamówienie:
- Będzie działał co najmniej kilka lat więc jego koszt zakupu rozkłada się na taki okres
- Umożliwi zmniejszenie kosztów lub zwiększenie zysku przedsiębiorstwa
Ważne jest też, że niektóre funkcje programu, choć z pozoru proste w wykonaniu, powodują znaczne zwiększenie kosztów aplikacji. Warto ustalić z firmą IT, które to funkcje i jakie są możliwości manewru:
- Rezygnacja z funkcji
- Zastąpienie jej prostszą wersją
- Wdrożenie funkcji w innych modułach programu, dzięki czemu jej relatywny koszt zmniejszy się
Cena za oprogramowanie na zamówienie nie jest jedynym wyznacznikiem atrakcyjności oferty, jakie zleceniodawca otrzyma. Do innych ważnych elementów należy:
- Poziom doradztwa podczas projektowania i obsługi aplikacji
- Rodzaj licencji na program
- Długość okresu gwarancyjnego oraz elementy, jakie obejmuje
- Czas napisania aplikacji
Opis powyższych punktów należy zacząć od faktu, że właściwie stworzenie programu spełniającego choć w 90% wymagania zlecającego bez aktywnego zaangażowania firmy IT jest właściwie niemożliwe. Z naszych doświadczeń wynika, że ponad połowa zleceniodawców nie jest w stanie bez pomocy opisać więcej niż 70% funkcji, jakie powinien mieć program. Ponadto, w 90% przypadków pominięta zostaje przynajmniej jedna funkcja, bez której użytkowanie programu jest niemożliwe.
Obsługa posprzedażna powinna być szybka. W przypadku programów, ustawowy okres 14 dni nie wchodzi właściwie w grę, a już na pewno nie w przypadku problemów uniemożliwiających korzystanie z programu. Firma IT powinna też być w stanie rozwijać napisany przez siebie program, bo z biegiem czasu zawsze potrzebna jest nowa funkcjonalność.
Jeśli chodzi o rodzaj licencji to należy tu zadbać o aspekty prawne. Często spotkać się można z ograniczeniami w ilości komputerów jednocześnie używających oprogramowanie na zamówienie czy też z problemami w przypadku chęci zlecenia modyfikacji programu innej firmie niż tej, która stworzyła program.
Gwarancja powinna być dawana na jak najdłuższy okres. Powinien być w niej zapisany czas reakcji. Mogą być też ustalone zasady usuwania usterek z programu po okresie gwarancji, bo zwykle okres używania programu znacznie przewyższa okres gwarancji.
Czas napisania aplikacji zależy od licznych czynników. Zwykle liczony jest w tygodniach tak więc oczekiwanie, że ktoś napisze w kilka dni program inny niż prosty jest bezzasadne. Okres ten nie powinien być oczywiście zbyt długi.
