Oprogramowanie na zamówienie

Oprogramowanie na zamówienie zawsze ma stanowić pomoc w funkcjonowaniu firmy. Zwykle potrzeba jego stworzenia wynika ze zwiększonej ilości klientów/transakcji/procesów wykonywanych przez firmę. W ten sposób przykładowo występuje duże zapotrzebowanie na programy magazynowe, gdyż firma nie jest w stanie zapanować nad swoimi stanami towarowymi. Gdy już zdecyduje się na program, stara się rozstrzygnąć czy nie potrzebuje pomocy także w innych obszarach działalności.

Jeden z klientów z branży meblarskiej dysponował oprogramowaniem do ewidencjonowania produktów gotowych i półproduktów oraz sprzedaży, jednak program ten nie miał możliwości dbania o dostawy do magazynu. Brak tej funkcji powodował daleko idące konsekwencje, choćby w postaci kradzieży wykonywanej poprzez zamawianie większej ilości materiałów niż było to konieczne do produkcji i wyprowadzanie ich. Właściciel stwierdził, że przydałaby się też funkcja rozpatrywania i kontroli przebiegu reklamacji, zarówno w obszarze zamówień materiałów, jak i tych zgłaszanych przez klientów kupujących wyroby firmy. W ten sposób powstały produkt łączył funkcje kontroli stanu materiałów na magazynie oraz reklamacji a po zintegrowaniu go z już istniejącym oprogramowaniem sprawił, że firma jako całość działała efektywniej.

Tworząc spis obszarów w jakich program ma pomóc należy wziąć pod uwagę poniższe:

• Często zleceniodawca nie jest w stanie określić, w czym oprogramowanie na zamówienie może pomóc, dlatego powinien uwzględnić nawet obszary, w których z pozoru pomoc programu komputerowego wydaje się niemożliwa. Istnieje bowiem prawdopodobieństwo, że firma IT znajdzie rozwiązanie części z tych problemów
• W tworzeniu opisu powinni brać udział wszyscy pracownicy, którzy będą użytkownikami programu a przynajmniej wskazane by było aby posiadali oni możliwość zgłoszenia swoich uwag, jeśli liczba takich osób jest znaczna. To oni najlepiej wiedzą, jaka funkcjonalność jest dla nich niezbędna
• Powstający program powinien rozwiązywać wszystkie problemy przedsiębiorstwa a nie tylko niektóre. Jeśli okaże się przykładowo zbyt rozbudowany a więc drogi, zawsze można zrezygnować z części oferowanych rozwiązań
• Należy poznać metody pracy pracowników. Często jest tak, że pracownik nie zgłasza problemów, jednak pewne czynności wykonuje poprzez długotrwałe uzupełnianie arkusza Excel, co odpowiedni program mógłby zrobić o wiele szybciej
• Dobrze jest poprosić firmę IT o udzielenie wskazówek co do obszarów działania aplikacji. Zazwyczaj firmy takie miały wcześniej klientów z danej branży lub podobnej i mogą zaproponować użyteczne funkcje, które zleceniodawca mógłby przeoczyć. Zwykle firmy IT nie robią tego standardowo, gdyż wymaga to zwiększonej ilości pracy w przygotowaniu oferty a dodatkowe funkcje – choć pożyteczne – zwiększają cenę, która znajduje się w wycenie aplikacji

Przykładowa tabela ułatwiająca definiowanie obszarów teoretycznego funkcjonowania dla wspomnianej firmy meblarskiej może wyglądać następująco: